コロナ禍でリモートワークが普及した結果、企業は従業員一人ひとりの動きを把握しづらくなった。オンラインメインでは、クイックに繋がれる反面、さまざまなやりとりに紛れて重要事項を見落としてしまったり、必要な情報がどこにあるのかタスクの所在が分からなくなったりすることも多い。オンラインで便利になったはずが、そのスピード感に飲まれ、Web会議で指差し確認が発生するなどといったアナログな手法で進行管理することもあるだろう。

オンラインに比重が傾いたことでプロジェクト全体の業務推進がより一層困難になった結果、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールの役割の重要性が増した。しかし、BacklogやChatwork 、Slack、Trelloなど、種類は多岐にわたる。一体どれを選んだらいいのだろうか。

国内最大級のIT製品・SaaSのレビューサイトであるITreviewやボクシルで表彰されるなど、いま最も注目度の高いタスク・プロジェクト管理ツール「Jooto」の事業部長・山田真輔氏に話を聞いた。

Jootoは2014年にローンチ後、プレスリリース配信サービス等を運営するPR TIMESが事業譲渡。情報の発信を支援するPR TIMESと、情報発信者がスムーズに情報発信できるよう支援したいJootoが、お互いの思いを循環させる形として連携し、進化を遂げてきた。

Jootoはテキストが箇条書きに並ぶようなリスト型ではなく、かんばん型を採用。ビジュアルを表示することが可能なため、テキストを読み込まなくても視覚にアプローチし、直感的に情報を見つけることができる。また、タスクはガントチャートと連携しているため、多角的に状況を把握することが可能だ。

タスクにカラーラベルを貼ることで、クリックしなくてもステータスを把握。クリックすればそのタスクに紐づくチェックリストを記載でき、そのタスク関係者とのチャットのやりとりも行え、ChatworkやGoogleカレンダーと連携もできる。

また、他社ツールでは情報の公開設定によって情報漏洩が発生する問題が起きたが、Jootoは組織のみの公開でセキュリティ面でも安心して使えるという。

そんなJootoの強みの一つが、国産で日本市場向けのタスク管理ツールであること。これまでのツールは海外産のものが多く、日本向けのサポートがない。そのため、多機能性に優れていても、ユーザーのリテラシーによっては使いこなせず、真価を発揮できないことも。そのツールが最適かどうかもよく分からないまま、なんとなく使っていては、業務効率も生産性も上がらない。

Jootoはドラッグ＆ドロップだけの簡単な操作で、タスクを設定できるため、置いてきぼりになる人が少ない。機能性もあえてシンプルにすることで、誰でも直感的に使えるという。実際に、製造業や食品OEMなど、まだまだアナログな業界もJootoを導入している。使い方の提案もサポートしているため、機能性を持て余すことがない。

「製造を担う現場の職人にしか状況が分からない属人的な進行も、Jootoを使うことで進行が見える化し、営業がクライアントに状況を説明しやすくなったという声もいただいております。普段パソコンを触らない職人でさえ操作が可能なので、誰でも使えるハードルの低さもJootoの特長と言えそうです」と山田氏。

ほかにも、不動産賃貸管理業ではこんなユニークな活用方が。

管理している部屋ごとにタスクを設定し、退去の立ち会い時に、部屋の汚れや破損などを全て撮影して、タスクにアップロード。このように各部屋の最新の状況を写真で管理しているため、Jootoを見れば誰でもステータスが一目瞭然だ。仲介会社から電話を受けた事務担当員が、外回りをしている物件担当者に現状を確認させに行く手間が省けるようになったという。

また、タスクにラベルを貼る機能を、ステータス管理以外にも使う方法が。

「ラベルは自由に設定できるのですが、たとえば『困っている・手伝って欲しい』などのアラートをラベルに設定することで、意思表示にも使えるんです。これまでは誰かに直接連絡をしないとそのような状況を伝えることができなかったのが、Jootoを見るだけで誰しもがその意思を汲み取ることができます」

活用方法を工夫すれば、コミュニケーションコストの削減にもなりそうだ。

進捗管理的なPMが不在でも、タスク・プロジェクト管理ツールを活用すれば組織が回っていくようになる。組織のメンバーと顔を合わせなくても、組織全体の状況を把握することが誰でも可能になり、「埋没した情報を探すことから1日が始まる」「進捗が分からず仕事をお願いしてもいいか分からない」などの無駄が発生しなくなる。

ここまでくると、PMという職業は今後いらなくなるのだろうか。

「オートメーション化するべきことと、人が介在しないと機能しないことがあると思っています。意思決定に至るまでのコミュニケーションの可視化がツールの役割で、意思決定やコミュニケーション、座組を作ることがPMの役割ではないでしょうか。ただの進捗管理はツールが担うので、そういう役割のPMはなくなるのかもしれません。

今後もオンラインでの業務が続く中で、テキストコミュニケーションは主流になっていくでしょう。そのなかで、便利なツールがあることを知らずに、今使っているツールでなんとか頑張っている企業に、物事がスムーズに進むJootoがあることを知ってもらいたいですね。

なので、我々は認知を広げていくのがミッション。いずれ業務における三種の神器の一つとしてJootoが活用される未来が来ればいいなと思います」

また、山田氏は「タスクを忘れていいという価値観を広めていきたい」とも話す。覚えておくのはツールの役割だからだ。それによって、人が本来費やすべき業務に集中できるようになったり、イマジネーションにパワーを割いたり、より売り上げを上げられるようになったりと、組織はどんどん活性化していくのだろう。